Consultation : renouvellement du parc GSM
Contexte
Depuis le 1er janvier 2023, la Mission Locale Métropole Sud, la Maison de l’Emploi Métropole Sud et le SIAME ont fait le choix de fusionner au sein de l’association IMPULSIONS Métropole Sud.
Cette nouvelle organisation territoriale nous permet plus d’agilité face aux besoins des publics jeunes et adultes, des demandes des entreprises et au regard des politiques publiques.
Procédure de consultation
Cette consultation est adressée à des entreprises ciblées par la structure. Elles restent néanmoins ouvertes à tout prestataire non directement sollicité souhaitant y répondre.
Les prestataires souhaitant répondre à la présente consultation sont invités à rédiger une proposition précisant :
– Leurs champs et modalités d’intervention dans le cadre de la prestation,
– Le cout détaillé (matériels, prestation), ainsi qu’un financement en location sur 3 ans,
– Un calendrier prévisionnel de livraison des solutions proposées,
Les réponses sont à adresser au siège d’Impulsions Métropole Sud :
– Avant le 27 avril 2023 dernier délai
– A l’attention de Mr Marcel CAPPON mcappon@impulsions-ms.fr & Mr Sélim BEYS sbeys@impulsions-ms.fr
Le candidat s’engagera sur une livraison complète pour 3 Juillet 2023, au siège d’Impulsions Métropole Sud pour l’intégralité du lot.
Contact Technique :
Service Informatique – Mr Sélim BEYS / Technicien Helpdesk
202 bis rue Louis Braille BP3, 59790 RONCHIN
tél : 03.20.97.43.20 / 07.81.08.05.97
email : sbeys@impulsions-ms.fr
Lot n°1 : Smartphones
Les marques souhaitées, lorsqu’elles sont précisées, sont à privilégier.
Cependant, le prestataire peut, s’il le juge intéressant, proposer une autre marque tant que celle-ci respecte les minimas demandés.
40 Smartphones répartis comme suivant :
7 Smartphone
Minima requis :
-
- OS : Android 12 (avec Play store)
- Etat neuf (pas de reconditionné)
- Ecran : 6 pouces
- RAM : 8 Go
- Mémoire interne : 128Go
- Double SIM
- USB type C
- Compatible réseaux mobile 5G
- Coque de protection
- Ecran de protection
Marque souhaité : Samsung, Xiaomi, Oppo,
33 Smartphone :
Minima requis :
-
- OS : Android 12 (avec Play store)
- Etat neuf (pas de reconditionné)
- Ecran : 6 pouces
- RAM : 4 Go
- Mémoire interne : 64Go
- Double SIM
- Coque de protection
- Ecran de protection
- Compatible réseaux mobile 5G
Marque souhaité : Samsung, Xiaomi, Oppo, Poco
Appel à Concurrence : contrat de Location de véhicule à longue Durée
Article 1 – Objet de la consultation
Impulsions Métropole Sud souhaite louer dans le cadre d’un contrat de location longue durée un ensemble de 6 à 11 véhicules. L’ensemble des prestations rattachées à ce contrat de location est repris dans le cahier des charges à l’Article 1.
Article 2 – Conditions de la consultation
2.1 – Nature juridique de la procédure
Le présent marché est un appel à concurrence.
2.2 – Forme du marché
Le présent marché est un appel à concurrence en un seul lot.
2.3 – Date limite de réception des Offres
La date limite de réception des Offres est fixée au 15 Avril 2023 16h.
Article 3 –Durée du marché
Le présent marché prend effet à la date de sa notification. Les durées contractuelles de location seront précisées pour chaque véhicule, après choix des véhicules, à partir de la date de mise à disposition effective jusqu’au terme de la période de location.
Article 4 – Conditions d’envoi et de remise des candidatures et des offres
Marcel CAPPON Direction Financière
Tél. : 03 20 62 97 27
Adresse de courrier électronique : mcappon@impulsions-ms.fr
La Remise des candidatures et des offres
La remise des candidatures et offres devra être transmise obligatoirement par mail et sous format papier.
Le dossier à remettre par le candidat doit contenir :
· Un dossier de candidature
· Un dossier d’offre.
Le dossier de candidature contient les renseignements permettant d’évaluer les capacités
Professionnelles, techniques et financières du candidat.
Le dossier d’offre contient l’offre du candidat bordereau de chiffrage.
L’envoi ou le dépôt des candidatures et offres devra être effectué sous une enveloppe unique cachetée. Cette enveloppe portera impérativement les indications suivantes :
« NE PAS OUVRIR PAR LE COURRIER GENERAL »
ET
« Location longue durée de véhicules automobiles ».
L’absence de ces mentions entraînera le retour du pli au candidat.
Les candidatures et les offres seront transmises sous les formes suivantes :
– par lettre recommandée avec demande d’avis de réception postal, à l’adresse suivante :
IMPULSIONS METROPOLE SUD – 202 bis rue Louis Braille BP 32 – 59 790 RONCHIN
– Compte tenu des conditions actuelles de confinement, Impulsions Métropole Sud acceptera que ce dossier soit transmis également par mail et vaudront envoi
Article 5 – Jugement des candidatures et des offres
La totalité du marché sera attribué à un seul titulaire.
Mémoire Technique
Les candidats présenteront un mémoire technique comprenant les éléments énoncés au
Cahier des Charges dont notamment les éléments suivants :
La performance mécanique et le niveau d’équipement : Description des caractéristiques mécaniques des véhicules, tels que (mais pas limité à) la puissance du moteur, la consommation carburant et l’émission de CO2… et le niveau d’équipement tel que (mais pas limité à) les vitres électriques, régulateurs de vitesse…
La livraison / restitution : Description du déroulement de la livraison / restitution des véhicules.
Délai de livraison des véhicules
Présentation des différents documents fournis à la livraison.
Le candidat décrit le déroulement de la restitution :
· Le nombre de kilomètres tolérés ou un pourcentage de tolérance kilométrique en + ou en – par rapport au kilométrage initialement prévu dans le contrat et explique la règle de calcul à la restitution entre deux pas de la matrice
· La franchise de frais de remise en état ou tolérance
· Grille de vétusté.
La gestion des cartes carburant et de lavage : description de la gestion des cartes carburant (délivrance, mise en place du suivi, la capacité de paiement des péages sur l’ensemble du réseau autoroutier français).
La gestion des pneumatiques : description du déroulement de la gestion des pneumatiques, la mise à disposition de pneus de remplacement à l’origine, l’équipement en pneus hiver est autorisé en option dans les régions Est et Sud Est, l’assistance en cas d’incident concernant les pneumatiques, la procédure pour rajouter des pneus au contrat ainsi que le réseau sur lequel le candidat s’appuie.
Les conditions de maintenance des véhicules loués : description des conditions incluses dans le forfait maintenance, tel que (mais pas limité à) le contenu du service (réparation ou remplacement des pièces défectueuses, usées ou cassées à la suite de l’usage normal du matériel par des pièces neuves ; les dates d’interventions et le lieu d’intervention ; la carte accréditive…).
Les modalités de l’assistance : description des services proposés, (service téléphonique, gratuité et horaires, etc. …), le type de dépannage proposé, et le réseau sur lequel il s’appuie, durée moyenne de dépannage. Il décrit également la mise à disposition du véhicule de courtoisie et/ou le transfert du chauffeur et des passagers.
Tout dossier incomplet et non conforme aux exigences du présent règlement de consultation entraînera le rejet de l’offre.
Article 6 – Mode de règlement et unité monétaire
Le mode de règlement habituellement choisi par Impulsions Métropole Sud est le Prélèvement. L’euro est la monnaie de compte du présent marché. L’unité monétaire ne constitue pas un critère de sélection des offres. Dans l’hypothèse où le candidat présente une offre libellée dans une autre unité monétaire que celle souhaitée par Impulsions Métropole Sud, et si cette offre est retenue, il est informé et accepte par avance que l’unité monétaire souhaitée par Impulsions Métropole Sud puisse s’imposer à lui dans le cadre de la mise au point finale du marché.
CAHIER DES CHARGES DE L’APPEL A CONCURRENCE
Article 1 : Objet de la consultation
Les stipulations du présent Cahier des Charges concernent les prestations ci-dessous désignées :
· La mise à disposition, au profit d’Impulsions Métropole Sud d’un ensemble de véhicules automobiles neufs sous forme de location longue durée, sans option d’achat ainsi que l’entretien courant des véhicules
· La souscription, par l’intermédiaire du titulaire, d’une assurance dite « perte financière »
· La carte grise de chaque véhicule loué
· La carte carburant et de lavage
Il définit les spécifications exigées ainsi que les conditions de fabrication, de livraison, de mise en service, de réception et de garantie ou d’assistance du matériel.
Article 2 : Dispositions générales
2.1 – Dispositions diverses
Le titulaire du marché fournira avec chaque véhicule, sans supplément de prix, une documentation en langue française indiquant les caractéristiques techniques des véhicules, ainsi que les procédures courantes d’utilisation et d’entretien.
Le titulaire du marché s’engage à respecter toutes les normes en vigueur 30 jours avant la date de remise des offres (en particulier les normes de sécurité et environnementales) ainsi que toutes celles applicables à la date de livraison dans la mesure où elles sont prévisibles.
La proposition devra exclure tous véhicule faisant l’objet d’un malus écologique (niveau de rejet CO2)
De même, les gammes et modèles de véhicules proposés devront être suffisamment diffusés sur le territoire pour éviter toute difficulté d’entretien qui serait liée à une faible présence de prestataires de maintenance.
Toutes les sujétions prévisibles sont réputées avoir été prévues par le fournisseur dans le cadre de son offre et ne pourront en aucun cas justifier de suppléments de prix. En particulier, il devra réaliser, comme étant compris dans son prix, tous types de prestations dues au titre des « règles de l’art » relatives à sa profession.
Le nombre de véhicules, objets de l’appel d’offre, est repris en annexe. Ce nombre constitue un minimum qui pourra éventuellement faire l’objet de complément à la marge dans un délai de 12 mois après signature du marché initial, dans les conditions tarifaires de l’appel d’offre.
2.2- Kilométrage moyen prévisionnel
Le kilométrage moyen prévisionnel par véhicule a été établi sur la base des kilométrages moyens constatés ces dernières années par Impulsions Métropole Sud.
2.3- Modalités d’exécution
Les véhicules devront être neufs et posséder les divers équipements minimum mentionnés aux descriptifs annexés au présent Cahier des charges.
Le titulaire du marché devra réaliser à ses frais l’intégralité des démarches administratives concernant l’obtention de la carte grise, ainsi que la fourniture et la pose des plaques d’immatriculation.
Le titulaire du marché devra faire parvenir, avant livraison des véhicules, les originales des cartes carburant à l’attention de Monsieur Marcel CAPPON. Pour des raisons de sécurité, les codes confidentiels seront envoyés séparément.
Les véhicules seront remis par le loueur “clés en main” avec les plaques d’immatriculation posées, 20 euros de carburant, une boite d’ampoules de rechange, et un kit sécurité auto (gilet de signalisation classe 2, 1 triangle et un éthylotest).
Le candidat fera apparaitre clairement le délai de livraison envisagé après notification du marché à son profit et au plus tard avant le 1er janvier 2024.
La durée de location sera identique pour tous les véhicules. Le titulaire du marché présentera en conséquence, pour l’ensemble des véhicules proposés, son offre pour les durées de 36 à 48 mois.
2.4- Procédures de réception
Les livraisons auront lieu dans les concessions / garages les plus proches du Siège Social d’Impulsions Métropole Sud.
2.5- Garantie
Le titulaire du marché s’engage à faire respecter la garantie « constructeur », celle-ci s’appliquant aux véhicules loués selon les conditions générales de garantie. Les véhicules seront munis du certificat de conformité établi par le constructeur.
2.6- Assurances
2.6.1 Assurance du véhicule
Il est demandé au titulaire du marché de proposer la prestation Assurance des véhicules, en chiffrant celle-ci distinctement du loyer véhicule. Cette prestation d’assurance constituant une option pour laquelle Impulsions Métropole Sud se réserve la possibilité de souscrire ou non.
L’ensemble des garanties proposées fera l’objet d’une annexe détaillée dans le chiffrage de l’offre.
Dans le cas où Impulsions Métropole Sud ne retiendrait pas l’option assurance des véhicules par l’intermédiaire du titulaire du marché, Impulsions Métropole Sud s’engage à souscrire, à effet du jour de la prise en charge des véhicules, un contrat d’assurance garantissant au minimum les risques suivants :
– Responsabilité civile pour les dommages causés au tiers, accident en circulation et hors circulation selon les lois et règlements en vigueur;
– Dommages subis par le véhicule loué par suite d’accident avec ou sans collision, avec ou sans tiers identifié;
– Vol, tentative de vol, acte de vandalisme, incendie, catastrophes naturelles;
– Bris de glace.
2.6.2 Assurance perte financière
Cette prestation demandée permet en cas de sinistre total ou de vol non retrouvé de garantir au titulaire du marché la différence entre la valeur estimée par l’expert (valeur vénale) et la valeur financière du véhicule au jour du sinistre (inscrite dans les comptes du titulaire).
Ce montant devrait être partie intégrante de l’offre.
2.7- Carte carburant
Le titulaire du marché devra proposer une carte carburant permettant en France:
– la prise de carburant ;
– le paiement des péages autoroutiers ;
– le paiement des parkings ;
– le paiement de station de lavage ;
2.8- Opérations d’entretien
Le titulaire du marché devra proposer une prestation incluse dans son offre avec une carte accréditive et portant sur l’entretien dans ses ateliers ou dans les agences de son réseau. Le coût de cette prestation est intégré dans le loyer dû au titulaire du marché.
En cas de dépassement du kilométrage initialement souscrit avant le terme de la location, cette prestation sera maintenue.
Le titulaire du marché s’engage à effectuer les interventions éventuelles nécessaires au maintien en état normal de fonctionnement du véhicule, comprenant la remise en état ou l’échange de pièces reconnues défectueuses, et l’échange de pièces d’usure.
Le titulaire du marché se réserve le droit en cas de consommation anormale d’éléments consommables (ampoules, phares, batteries, pneumatiques, plaquettes de frein, etc…) de faire soumettre à ses frais le véhicule à un contrôle effectué dans le réseau de la marque dudit véhicule.
Les opérations d’entretien prises en charge par le titulaire du marché sont les suivantes (liste non exhaustive) :
• Vidange, graissage, niveaux (y compris l’huile d’appoint entre deux vidanges),
• Contrôle et entretiens tels qu’indiqués dans le carnet d’entretien du constructeur,
• Changement des ampoules de feux, phares, balais d’essuie-glace,
• Changement de la batterie,
• Visa du carnet d’entretien avec étiquette visible pour la date ou kilométrage de la prochaine visite
• Gestion pneumatiques.
Les rendez-vous pour réparations et entretiens seront pris par téléphone.
Si le délai d’intervention est supérieur à 8 heures, le titulaire du marché s’engage à mettre à disposition gracieusement un véhicule de même type (seul le carburant sera à la charge de
Impulsions Métropole Sud). Les conditions exactes de prêt de véhicules devront être précisées dans l’offre (durée maximale du prêt, garanties d’assurance…)
2.9- Prestations hors marché
Les prestations d’entretien exclues du marché sont les suivantes :
– fournitures de carburant;
– toute réparation consécutive aux détériorations dues à un accident, vol, incendie ou en cas de force majeure ;
– toute remise en état résultant d’une utilisation anormale du véhicule, du non-respect du manuel et carnet d’entretien du constructeur ou d’une faute d’utilisation (manque d’huile, conduite avec un voyant d’alerte allumé, etc…) ;
– Les réparations consécutives à des causes telles qu’accident, vol, incendie, bris d’optique, bris de phare, de rétroviseur ainsi que ceux de réfection de la carrosserie et de la peinture.
2.10- Suivi de la location longue durée des véhicules
Durant toute la durée du contrat, le titulaire du marché devra assurer un service de conseil et d’optimisation des coûts de la flotte :
– Modification et optimisation du contrat (une fois par an)
– Reporting concernant les prestations de maintenance ou de réparation permettant d’avoir un aperçu de l’état du parc véhicules, changement de pneumatiques, contrôle technique, rappels constructeur, consommations.
Le titulaire présentera l’éventualité d’un accès à un outil extranet permettant de répondre au suivi de la flotte.
2.11- Documentation en langue française
Le titulaire du marché fournira avec chaque véhicule, sans supplément de prix, une documentation en langue française indiquant les caractéristiques techniques des véhicules, ainsi que les procédures courantes d’utilisation et d’entretien.
Les caractéristiques techniques générales, les catégories des véhicules à fournir, ainsi que leur usage sont définis dans le présent Cahier des Charges.
Article 3 : Caractéristiques des véhicules
Lot 1 véhicule léger
Quantité : 6 à 10
Kilométrage annuel moyen : 6 à 10 véhicules parcourant 10 000 KM
Les véhicules proposés auront au minimum les caractéristiques techniques et les équipements suivants :
· Peinture de série et métallisée en option
· Carburant : Essence/électrique ou hybride
· Puissance comprise entre 65 et 120 CV DIN
· Puissance fiscale inférieure ou égale à 5 CV
· Absence de Malus écologique
· Rejet de CO2 inférieur à 105g
· Boite de vitesse manuelle ou automatique / pilotée
· 3 ou 5 portes
· Climatisation
· ABS
· Lève-vitres avant électriques
· Direction assistée
· Tapis de plancher avant
· Auto radio
· Régulateur ou limiteur de vitesse
· Boite d’ampoules de rechange
· 1 Kit sécurité auto (2 gilets signalisation trois bandes EN471 classe 2, 1 Triangle de signalisation + Ethylotest)
· GPS : chiffrer l’option si non intégré sur le modèle proposé
· Pré-équipement connexion téléphone
Lot 2 véhicule utilitaire
Quantité : 1
Kilométrage annuel moyen : 10 000 KM
Les véhicules proposés auront au minimum les caractéristiques techniques et les équipements suivants :
· Peinture de série
· Carburant : Essence/électrique ou hybride
· Puissance comprise entre 90 et 150 CV DIN
· Puissance fiscale inférieure ou égale à 9 CV
· Absence de Malus écologique
· Rejet de CO2 inférieur à 160 g
· Boite de vitesse manuelle ou automatique / pilotée
· 4 ou 5 portes
· Climatisation
· ABS
· Lève-vitres avant électriques
· Direction assistée
· Tapis de plancher avant
· Auto radio
· Régulateur ou limiteur de vitesse
· Boite d’ampoules de rechange
· 1 Kit sécurité auto (2 gilets signalisation trois bandes EN471 classe 2, 1 Triangle de signalisation + Ethylotest)
· GPS : chiffrer l’option si non intégré sur le modèle proposé
· Pré-équipement connexion téléphone
Article 4 : Restitution des véhicules
Les véhicules seront rendus en bon état de fonctionnement et d’entretien conformément aux normes de l’argus, sans vice caché et munis de tous les équipements et accessoires d’origine. Ils ne devront avoir subi aucune modification mécanique ou de carrosseries autres que celles prévues au marché.
La reprise des véhicules en fin de marché est assurée par chaque représentant du titulaire du marché aux adresses des concessionnaires les plus proches du Siège Social.
Un rendez-vous sera pris avec un représentant d’Impulsions Métropole Sud afin de fixer la date exacte et le lieu de restitution.
Le titulaire du marché n’est jamais tenu, à la fin de la période de location d’un véhicule de procéder à une nouvelle location.
Article 5 : Expertise
Dès la fin de la location, la restitution du matériel s’effectuera dans les conditions suivantes :
• Expertise conjointe du véhicule entre le titulaire du marché et Impulsions Métropole Sud: celle-ci sera réalisée sur les lieux où le véhicule avait été livré. A défaut, les parties se mettront d’accord sur le lieu de restitution.
• Évaluation des travaux à effectuer ; l’éventuelle facturation des travaux de remise en état devra parvenir au Siège de Impulsions Métropole Sud.
Article 6 : Arbitrage
Les parties s’engagent à rechercher une solution amiable à toute difficulté susceptible d’intervenir au cours de l’exécution du marché. A cet effet, elles décident d’accepter, à titre de proposition d’arbitrage, les conclusions de l’expert automobile choisi d’un commun accord.
Le montant des honoraires de l’expert sera alors réparti à parts égales entre le loueur et le locataire.
Article 7 : Prescriptions particulières
Outre les éléments demandés dans le Règlement de la consultation, le candidat s’attachera également à démontrer la pertinence de son offre en matière de développement durable.
Il développera particulièrement les actions des différents constructeurs des modèles proposés pour le respect de l’environnement, le recyclage des automobiles en fin de vie, et le recyclable des pièces et équipements entrant dans la fabrication des véhicules.